Certamente tomar decisão não é algo tão simples quanto apenas dizer que concorda ou discorda, aprova ou não aprova, principalmente quando se trata de decisões em grupo com um número elevado de pessoas. A técnica que segue pode ser usada tanto para uma tomada de decisão pessoal ou em grupo e o seu uso te levará a obter resultados mais eficazes a cada tomada de decisão. Basicamente ela se traduz em, através da linguagem visual, demarcar claramente trechos em que você ou o grupo devem se orientar para um só objetivo dentro da pauta da reunião e desta forma os resultados obtidos estarão muito mais focados no assunto. Quem de nós não altera o curso de uma reunião colocando opiniões na hora errada ou falando muito mais que o colega ao lado? Quem de nós não perde o foco e fica naquele blá, blá, blá interminável. Por estas razões com a aplicação desta técnica todos os participantes terão oportunidades iguais em tempo para falar e poderão expressar seus sentimentos abertamente sem serem criticados. Outra vantagem é que aos poucos o colega que nem sempre expressava suas opiniões se sentirá confortável para fazê-lo sem o receio de críticas dos demais.
Edward de Bono é seu criador e a ele também são atribuídos outros conceitos dentre eles o do Pensamento Lateral que já foi tema de outra postagem minha. Como o objetivo desta postagem é esclarecer a técnica deixo para você a pesquisa sobre seu criador e suas criações, certo? Então vamos lá!
De forma a estruturar a sua reunião ou tomada de decisão são introduzidos seis chapéus de cores e representações diferentes que serão atribuídos a cada momento específico da reunião. Importante: o legal é usar de verdade os chapéus ou tê-los como forma clara de representação visual para que todos os participantes sejam condicionados ao objetivo de cada momento da reunião. É claro que a pauta bem como a audiência, seus participantes, além de data, local, preparação e levantamento de dados, hora de início e término são elementos básicos e não serão méritos desta postagem também. A situação que se segue terá VOCÊ leitor como o líder da reunião onde iremos avaliar um candidato à vaga de técnico da seleção brasileira de futebol e terá como participantes os departamentos de RH, Financeiro, Relações Públicas, Patrocinador e um Representante dos Torcedores. Como já disse os chapéus são elementos reais e podem (devem) ser parte da reunião. Use-os, pois além de tudo a reunião ficará mais alegre e colorida.
Chapéu Branco: nesta fase devem ser apresentados apenas dados ou elementos que estejam relacionados com o tema da reunião. Dados históricos, números comparativos de performance, resultados atuais envolvendo cada um dos setores (representados pelas pessoas) que estão presentes na reunião. Nesta fase não há emoções ou julgamentos, apenas dados. Usam-se em média 10 minutos no total ou algo em torno de 3 minutos por participante (máximo) uma vez que os dados já foram coletados antes da reunião e serão apenas apresentados. O RH pode apresentar, por exemplo, dados que indiquem que o avaliado fora um profissional assíduo na empresa (time) anterior; o Patrocinador pode solicitar ressarcimento de um valor X devido à uma quebra contratual se não for o mesmo patrocinador da seleção brasileira e assim por diante.
Chapéu Preto: neste momento devem ser exaltadas as críticas, os riscos envolvidos com esta convocação, o que de pior pode acontecer, tudo dentro de possibilidades tangíveis (não se leva em conta o improvável). É uma fase tão importante quanto qualquer outra e deve-se manter o respeito a todo instante, pois o objetivo não é agredir a pessoa em análise ou o colega ao lado, é apresentar críticas e possibilidades caso ela não seja bem sucedida ou o que poderá acontecer à empresa (seleção brasileira) caso ela falhe. 15 minutos serão suficientes.
Chapéu Amarelo: este já tem outra conotação que é a de ressaltar os pontos positivos e as oportunidades que surgirão com esta convocação. Quais são os benefícios diretos e indiretos, o que de melhor poderá acontecer, que valores surgirão após esta convocação: um time mais maduro, mais jovem, mais experiente, renovação, etc. Tempo: 10 minutos.
Chapéu Vermelho: está diretamente relacionado ao sentimento, às emoções e cada participante deve ser sincero ao expor seus pensamentos. Transparência e intuição devem ser colocadas à mesa e apresentados. Nesta fase não surgem comentários ou julgamentos dos demais participantes e as colocações de cada um não são seguidas de julgamentos. Um exemplo é o representante do Público na reunião expressar que não gosta daquele técnico por que em algumas entrevistas ele se mostrou descompromissado com o time em que trabalhava. Temos nesta fase apenas 1 minuto para cada participante.
Chapéu Verde: já este chapéu é o das idéias, da criatividade, do Pensamento Lateral, das boas novas, das sugestões e assim por diante. Soluções criativas são apresentadas aos demais com poucas críticas dos demais participantes. Você que é o líder da reunião pode usar qualquer técnica conhecida para captação de idéias dentro do grupo. Algo em torno de 15 minutos parece ser suficiente para este momento da reunião.
Chapéu Azul: este deve ser usado por um dos participantes que terá a função de orientar o grupo e mantê-lo em ordem em cada uma das fases da reunião. O usuário deste chapéu tem a responsabilidade de controlar a reunião juntamente com o líder de forma a mantê-la dentro do que já fora descrito acima. Controle dos processos, manutenção da ordem e dos objetivos da reunião são de responsabilidade daquele que estiver usando este chapéu. Caso necessário ele pode altera a seqüência e trazer uma chapéu de volta à discussão. Um bom exemplo: caso durante a seção do Chapéu Amarelo (pontos positivos, oportunidades) tenhamos poucas participações ou que elas sejam fracas, o Chapéu Verde (criatividade) pode ser colocado para denotar a exploração do objetivo Oportunidades com Criatividade e uma seção de brainstorm poderá acontecer no meio da discussão das Oportunidades. Esta dinâmica e controle dos tempos são funções inerentes ao usuário do chapéu azul.
Esta técnica trás eficácia às tomadas de decisões que se seguem durante e após a reunião porque envolve todos os participantes nos diversos aspectos da solução de problemas com igualdade de opinião e possibilidade de expor até seus sentimentos sem críticas ou constrangimentos além de observar um determinado problema de diferentes pontos de vista. A certeza de termos emoção e sentimentos misturados com cepticismo e críticas dão um rumo diferenciado à reunião e facilita a comunicação. Aqueles que costumeiramente só vêem o lado negativo do mundo terão de aprender e expor sobre o lado positivo e até dar idéias ou sugestões. Os resultados podem ser fantásticos e use os chapéus, coloque uma foto no mural de sua empresa, vai ser bem legal o dia seguinte de cada uma das reuniões. Caso o seu grupo não possibilite o uso real dos chapéus nada impede que você use está técnica para conduzir a reunião ou para a tomada de decisões, neste caso, sugiro usar uma ficha onde apareçam os seis chapéus pois eles serão os balizadores da sua reunião e te ajudarão a conduzi-la melhor. Distribua esta ficha para o grupo e tenha reuniões cada vez mais eficazes. Lembre-se que somente a prática leva à perfeição.
Segue um exemplo e link para baixar a ficha http://www.megaupload.com/?d=JB2DQYFA
Gostou? Então qual seria o novo técnico de sua seleção brasileira de futebol? Já parou para pensar? E as suas decisões pessoais? Espero que com esta técnica você tome as suas decisões profissionais e pessoais mais facilmente.
Edward de Bono é seu criador e a ele também são atribuídos outros conceitos dentre eles o do Pensamento Lateral que já foi tema de outra postagem minha. Como o objetivo desta postagem é esclarecer a técnica deixo para você a pesquisa sobre seu criador e suas criações, certo? Então vamos lá!
De forma a estruturar a sua reunião ou tomada de decisão são introduzidos seis chapéus de cores e representações diferentes que serão atribuídos a cada momento específico da reunião. Importante: o legal é usar de verdade os chapéus ou tê-los como forma clara de representação visual para que todos os participantes sejam condicionados ao objetivo de cada momento da reunião. É claro que a pauta bem como a audiência, seus participantes, além de data, local, preparação e levantamento de dados, hora de início e término são elementos básicos e não serão méritos desta postagem também. A situação que se segue terá VOCÊ leitor como o líder da reunião onde iremos avaliar um candidato à vaga de técnico da seleção brasileira de futebol e terá como participantes os departamentos de RH, Financeiro, Relações Públicas, Patrocinador e um Representante dos Torcedores. Como já disse os chapéus são elementos reais e podem (devem) ser parte da reunião. Use-os, pois além de tudo a reunião ficará mais alegre e colorida.
Esta técnica trás eficácia às tomadas de decisões que se seguem durante e após a reunião porque envolve todos os participantes nos diversos aspectos da solução de problemas com igualdade de opinião e possibilidade de expor até seus sentimentos sem críticas ou constrangimentos além de observar um determinado problema de diferentes pontos de vista. A certeza de termos emoção e sentimentos misturados com cepticismo e críticas dão um rumo diferenciado à reunião e facilita a comunicação. Aqueles que costumeiramente só vêem o lado negativo do mundo terão de aprender e expor sobre o lado positivo e até dar idéias ou sugestões. Os resultados podem ser fantásticos e use os chapéus, coloque uma foto no mural de sua empresa, vai ser bem legal o dia seguinte de cada uma das reuniões. Caso o seu grupo não possibilite o uso real dos chapéus nada impede que você use está técnica para conduzir a reunião ou para a tomada de decisões, neste caso, sugiro usar uma ficha onde apareçam os seis chapéus pois eles serão os balizadores da sua reunião e te ajudarão a conduzi-la melhor. Distribua esta ficha para o grupo e tenha reuniões cada vez mais eficazes. Lembre-se que somente a prática leva à perfeição.
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