Como enviar e-mails eficazes?

Nos dias atuais sem dúvida alguma o correio eletrônico é o mecanismo mais fácil quando se trata de contatar uma pessoa, mas existem alguns pontos que precisam ser lembrados na hora de escrever uma mensagem. Se você já ficou sem receber respostas ou recebeu uma informação sobre algo que não formulou em sua pergunta então é hora de você ler este texto.

Emails são como redações que devem ter seu início, meio e fim mesmo que sejam de poucas ou pouquíssimas linhas. Estes cuidados devem ser observados na hora em que escrevemos um email, pois é através da eficácia do seu texto que você obterá a resposta certa já no primeiro contato. Devemos também levar em consideração um texto gramaticalmente correto e, neste caso, o uso do corretor ortográfico pode ser de muito valor. Vamos ver o que pode ser feito neste sentido tanto no campo corporativo como no email particular, pois as regras são muito semelhantes:

• Destinatário(s):

Para (To) - O destinatário deverá ser em geral aquele que te enviou a mensagem, porém há casos em que a resposta deve ser enviada para outra pessoa que está sendo copiada na mensagem que você recebeu. Copiar ou não a pessoa que inicialmente te enviou a mensagem é uma questão do contexto.

Com Cópia (Carbon Copy - Cc) - Usa-se em geral para discussões em grupo ou solicitação de opinião que devem ser respondidas à pessoa que enviou a mensagem com cópia para as demais.

Com Cópia Oculta (Blind Carbon Copy - Bcc) - Nos emails particulares devemos ter o cuidado quando se trata de mensagens de brincadeiras ou semelhantes, pois neste caso o correto é enviarmos para os nossos amigos sempre como Bcc de forma à protegê-los de receberem outros emails de outras pessoas que sequer o conhecem e, às vezes, com um conteúdo inapropriado. Outro fato importante é que estas mensagens acabam chegando às mãos de vendedores que usam a rede de computadores e que passarão a enviar mensagens com grande freqüência. Já do lado corporativo o Cco ou Bcc é usado quando queremos apenas que uma pessoa ou grupo de pessoas sejam sabedores de uma situação sem que as demais tenham conhecimento deste fato. Seu uso deve ser de qualquer forma ético e adequado à situação em questão.

• Assunto:

Não conte todo objetivo neste campo, ele deve ser um resumo apenas e não deve conter entre 6 e 8 palavras. Se for marcar uma reunião cuja pauta já é de conhecimento, neste caso, este campo pode ser o próprio convite não havendo necessidade de escrever no corpo da mensagem que seguirá em branco.

• Um tema por mensagem:

Não misture assuntos na mesma mensagem, cada assunto deve ser tratado em uma mensagem de forma a manter coerência, priorização e foco. Caso contrário você poderá receber uma resposta de algo que só vai ocorrer daqui a um mês e aquilo que vai acontecer amanhã ficará sem resposta.

• Vá direto ao assunto:

Mesmo que tenha início, meio e fim não fique escrevendo muito, pois você corre o risco de não ser lido. Lembre-se que estamos na Era da comunicação, mas estamos nos comunicando cada vez menos ou com menor qualidade e com tantas mensagens recebidas seu leitor pode não ter tempo suficiente para ler a sua. Seja breve e conciso e tente fazê-la de forma que caiba na tela. Deixe para contar a história pessoalmente.

• Dê opções quando quiser ser objetivo:

Não perca tempo explicando o que não é necessário e se for uma questão de dar opções de escolha, deixe bem clara quais são as do seu leitor.

• Identifique-se:

Para primeiros contatos é importante uma breve apresentação mas seja breve pois seu leitor não quer ler a sua autobiografia. Se seu destinatário já te conhece então nada de apresentações. Vale à pena tê-la no rodapé de sua mensagem apenas.

• Releia seu texto antes de enviá-lo:

Quando se trata de assuntos polêmicos o cuidado deve ser redobrado. Frases bem colocadas, com lógica e estrutura farão do seu texto algo apreciado pelo seu leitor. Tratamentos adequados, cordialidade são formas de boa apresentação, no entanto lembre-se que muitas vezes tudo o que precisa ser escrito é “Aprovado” ou “Favor enviar as próximas mensagens sobre este assunto para fulano de tal” então não perca tem explicando os “Porquês”. Cuidado com parágrafos repetidos, porém escritos de forma diferente (textos ambíguos).

Use o sublinhado quando necessitar realçar uma data, uma palavra importante ou um nome, mas não exagere no seu uso.

Use o negrito quando quiser chamar bastante a atenção para um fato mas lembre-se que dependendo do contexto ele será entendido como se você estivesse “falando” alto e secamente. O mesmo acontece com uma palavra escrita com letras maiores. Certamente que, se tudo estiver bem, o sublinhado e o negrito serão percebidos como simples sinais de alerta.

Com tantas mensagens na nossa caixa postal devemos lembrar que, vez ou outra, o nosso leitor poderá falhar e não ler a sua mensagem ou dar a ela a prioridade que você deseja. Deixe bem claro na sua mensagem qual a expectativa de resposta com relação ao prazo e se não receber em tempo, ligue pois às vezes as mensagens não chegam.

Nota: para os casos em que o texto deve ser necessariamente grande, coloque esta informação em destaque no campo Assunto ou no início do corpo do seu texto.

Não abordei aqui o linguajar usado na internet (vc, blz, ashusasshua, iae, naum, koe, etc), pois entendo que se trata de um desvio de nossa grafia e que não deve ser usado, sob qualquer hipótese, em e-mails corporativos. E-mail particular é problema particular, porém lembre-se que “O uso do cachimbo faz a boca torta”.

Comunique-se bem!

Geração Ctrl C / Ctrl V: O Certo e o Errado na hora de escrever textos.

Hoje em dia navegamos na Era da Comunicação Eletrônica e da nossa consolidada capacidade de acesso às mais diversas formas de expressão de idéias: blogs, fotoblogs, formsprings, twitters, sites de relacionamento, sites privados e tudo o mais que existe e ainda vai existir em termos de comunicação na grande rede mundial de computadores porém devemos ter um certo cuidado ao colhermos uma determinada informação e discernirmos se é uma constatação científica, uma reprodução da expressão de um autor reconhecido ou se é apenas uma opinião pessoal sobre um determinado assunto. O que tudo isso tem a ver? Para todos estes casos devemos observar claramente a fonte da informação para então optarmos pela sua adesão quando se trata de um trabalho escolar. Em termos de diversão tudo é válido e prazeroso mas quando se trata de um trabalho de classe desde o ensino fundamental ou médio, passando por um TCC – Trabalho de Conclusão de Curso, uma Dissertação ou uma Tese, devemos ter certas precauções. O fato de estar escrito em algum lugar não significa ser verdadeiro ou ter suporte acadêmico-científico, é necessário que seja de uma fonte confiável, respeitada e reconhecida pela comunidade científica e acadêmica. Hoje em dia, em qualquer roda de conversa, encontramos muitos “doutores” do saber que estruturam suas idéias baseando-se em assuntos coletados em sites da internet sem sequer averiguar as fontes. São os “Nobody Doctors” como dizia um grande amigo meu mesmo antes de existir a internet. Pessoas que falam com uma convicção tão grande que impressionam tremendamente os ouvintes fazendo-os crer que 100% do que foi dito era a mais pura verdade quando na realidade as suas premissas foram baseadas numa fonte inconfiável.

DESAFIO: escolha um assunto do dia como, por exemplo, o índice de chuva numa capital, o tamanho do engarrafamento em São Paulo por conta do feriado ou o valor em Reais de uma obra recém inaugurada. Faça uma varredura em três ou quatro dos sites mais comuns buscando a resposta a estas perguntas e observe os números. Há casos que não ocorre nenhuma coincidência!

“Quem conta um conto, aumenta um ponto”.

 

Em muitos destes trabalhos ou textos, utiliza-se uma técnica conhecida que é o COPIAR e COLAR ou Ctrl C & Ctrl V porém não se pode deixar de lado o tarefa de fazer uma leitura daquilo que está sendo copiado e colado. Você certamente já ouviu falar de máquina de escrever, ou não? Já usou uma? Já viu? Provavelmente não caso você tenha 25 anos ou menos. Há muitos anos estes mesmos trabalhos eram datilografados o que consumia muito tempo. Tudo o que fora anteriormente pesquisado nos livros e enciclopédias era transcrito manualmente para uma folha de papel e somente então se partia para a escrita final que era a datilografia de todo o trabalho. Atualmente muito do que precisamos já está disponível no formato texto em algum lugar esta rede de computadores e adiciona-se a isso a facilidade trazida pelo uso dos editores de texto; era de se achar que os alunos ou escritores tivessem mais tempo para a leitura e entendimento do seu próprio trabalho uma vez que todas estas etapas anteriores ficariam restritas apenas á seleção de uma fonte confiável de informação. Já vi em alguns trabalhos escolares, citações à fontes inconfiáveis que são apresentados à banca examinadora como se fossem extraídas de um grande autor ou de uma comunidade científica renomada.

Abro aqui um parêntesis para falar especificamente dos blogs (e certamente me incluo): estes foram criados como uma forma de expressão de fatos do cotidiano onde seus autores apresentavam aos seus leitores apenas comentários pessoais, passagens de suas vidas tal qual o formato de um diário. Através de suas postagens, os autores descreviam seus passeios, suas histórias, seus “causos” mas como tudo na vida sofre aprimoramento, neste caso a palavra sofrer tem duplo sentido e é a expressão mais adequada pois o nosso crescimento ou evolução é quase que sempre através do sofrimento, os blogs passaram a ser um mecanismo onde as pessoas colocam suas postagens (textos) em um formato mais agradável para a leitura e mais acessível para o público em geral. Este fato não torna os blogs, sob qualquer hipótese, uma fonte de informação inconfiável e também, por outro lado, estas postagens não podem ser consideradas válidas para um trabalho de graduação, Mestrado ou Doutorado pela maioria das instituições de ensino.

Outro aspecto muito importante é a identificação do(s) autor(es) nos textos expostos aos leitores. Neste meu blog você encontra, em sua maioria, textos escritos por mim que são baseados em experiências vividas, em observações do meu cotidiano ou resumo de várias leituras de livros ou publicações. Para os textos que decidi reproduzir fielmente a idéia do autor faz-se necessário que este (o autor) seja apresentado claramente aos leitores como uma forma de direito, reconhecimento e valorização de sua obra. Tudo isso é necessário para que a idéia original seja mantida exatamente como foi gerada e as divergências, caso ocorram, sejam expressas claramente e em separado do texto original. Não estou aqui condenando o uso do Ctrl C & Ctrl V, apenas gostaria de alertar e ressaltar que o tempo de leitura e interpretação dos textos é fundamental para que a sua apresentação seja bem feita e através dela você demonstre claramente à sua audiência o quanto se interessou pelo assunto que VOCÊ escolheu para escrever. No meu Twitter coloquei uma vez uma frase assim: Coloque o número do seu celular no meio da sua Tese com a frase: Professor, se você leu esta msg ligue para mim agora. Bons sonhos! É certo que foi uma brincadeira com os professores e alunos mas esta brincadeira busca ressaltar também que nós, alunos, estamos cobrando dos professores aquilo que devíamos por obrigação fazer: a leitura do nosso trabalho palavra por palavra, linha por linha, capítulo por capítulo.

Pessoal, um errinho aqui outro ali é natural e aceitável mas vamos lá, tem gente que está escrevendo seus textos como se estivesse em uma sala de bate-papo ou escrevendo e-mail para um colega. Isso não é aceitável é demonstra claramente o seu desinteresse pelo seu próprio trabalho. A linguagem escrita tem regras claras e, sobretudo, deve ser como um convite a um passeio pelos nossos textos: não deve ferir os olhos daquele que vai ler ou nos avaliar. É o fechamento de tudo o que foi garimpado, organizado, preparado para ser exposto ao nosso público. Existe uma ferramenta nos editores de texto que deve ser usada para limpar um pouco as nossas derrapadas na língua-mãe, o famoso Corretor Ortográfico. Vamos usá-lo! Ele vai nos mostrar boa parte dos nossos erros que são, muitas vezes, de digitação apenas. Não existem mais as escolas de datilografia e nos tornamos, na maioria dos casos ágeis “catadores de milho” e nessa hora um dedo bate na tecla errada e pronto! O nosso linguajar deve estar adequado ao ambiente exceto quando se trata de um trabalho formal onde todas as regras devem ser seguidas fielmente.

Seu tempo é precioso e muito importante, faça o melhor uso dele quando estiver escrevendo no seu blog, um email, numa sala de bate-papo ou no seu trabalho de graduação e lembre-se que, apesar de ser considerado “out” pela comunidade “internautica”, escrever corretamente é o melhor caminho.

Tudo bem que um VC no lugar de você, de vez em quando, não faz mal a ninguém mas em um trabalho acadêmico ou num texto bem estruturado, nem pensar!