Como enviar e-mails eficazes?

Nos dias atuais sem dúvida alguma o correio eletrônico é o mecanismo mais fácil quando se trata de contatar uma pessoa, mas existem alguns pontos que precisam ser lembrados na hora de escrever uma mensagem. Se você já ficou sem receber respostas ou recebeu uma informação sobre algo que não formulou em sua pergunta então é hora de você ler este texto.

Emails são como redações que devem ter seu início, meio e fim mesmo que sejam de poucas ou pouquíssimas linhas. Estes cuidados devem ser observados na hora em que escrevemos um email, pois é através da eficácia do seu texto que você obterá a resposta certa já no primeiro contato. Devemos também levar em consideração um texto gramaticalmente correto e, neste caso, o uso do corretor ortográfico pode ser de muito valor. Vamos ver o que pode ser feito neste sentido tanto no campo corporativo como no email particular, pois as regras são muito semelhantes:

• Destinatário(s):

Para (To) - O destinatário deverá ser em geral aquele que te enviou a mensagem, porém há casos em que a resposta deve ser enviada para outra pessoa que está sendo copiada na mensagem que você recebeu. Copiar ou não a pessoa que inicialmente te enviou a mensagem é uma questão do contexto.

Com Cópia (Carbon Copy - Cc) - Usa-se em geral para discussões em grupo ou solicitação de opinião que devem ser respondidas à pessoa que enviou a mensagem com cópia para as demais.

Com Cópia Oculta (Blind Carbon Copy - Bcc) - Nos emails particulares devemos ter o cuidado quando se trata de mensagens de brincadeiras ou semelhantes, pois neste caso o correto é enviarmos para os nossos amigos sempre como Bcc de forma à protegê-los de receberem outros emails de outras pessoas que sequer o conhecem e, às vezes, com um conteúdo inapropriado. Outro fato importante é que estas mensagens acabam chegando às mãos de vendedores que usam a rede de computadores e que passarão a enviar mensagens com grande freqüência. Já do lado corporativo o Cco ou Bcc é usado quando queremos apenas que uma pessoa ou grupo de pessoas sejam sabedores de uma situação sem que as demais tenham conhecimento deste fato. Seu uso deve ser de qualquer forma ético e adequado à situação em questão.

• Assunto:

Não conte todo objetivo neste campo, ele deve ser um resumo apenas e não deve conter entre 6 e 8 palavras. Se for marcar uma reunião cuja pauta já é de conhecimento, neste caso, este campo pode ser o próprio convite não havendo necessidade de escrever no corpo da mensagem que seguirá em branco.

• Um tema por mensagem:

Não misture assuntos na mesma mensagem, cada assunto deve ser tratado em uma mensagem de forma a manter coerência, priorização e foco. Caso contrário você poderá receber uma resposta de algo que só vai ocorrer daqui a um mês e aquilo que vai acontecer amanhã ficará sem resposta.

• Vá direto ao assunto:

Mesmo que tenha início, meio e fim não fique escrevendo muito, pois você corre o risco de não ser lido. Lembre-se que estamos na Era da comunicação, mas estamos nos comunicando cada vez menos ou com menor qualidade e com tantas mensagens recebidas seu leitor pode não ter tempo suficiente para ler a sua. Seja breve e conciso e tente fazê-la de forma que caiba na tela. Deixe para contar a história pessoalmente.

• Dê opções quando quiser ser objetivo:

Não perca tempo explicando o que não é necessário e se for uma questão de dar opções de escolha, deixe bem clara quais são as do seu leitor.

• Identifique-se:

Para primeiros contatos é importante uma breve apresentação mas seja breve pois seu leitor não quer ler a sua autobiografia. Se seu destinatário já te conhece então nada de apresentações. Vale à pena tê-la no rodapé de sua mensagem apenas.

• Releia seu texto antes de enviá-lo:

Quando se trata de assuntos polêmicos o cuidado deve ser redobrado. Frases bem colocadas, com lógica e estrutura farão do seu texto algo apreciado pelo seu leitor. Tratamentos adequados, cordialidade são formas de boa apresentação, no entanto lembre-se que muitas vezes tudo o que precisa ser escrito é “Aprovado” ou “Favor enviar as próximas mensagens sobre este assunto para fulano de tal” então não perca tem explicando os “Porquês”. Cuidado com parágrafos repetidos, porém escritos de forma diferente (textos ambíguos).

Use o sublinhado quando necessitar realçar uma data, uma palavra importante ou um nome, mas não exagere no seu uso.

Use o negrito quando quiser chamar bastante a atenção para um fato mas lembre-se que dependendo do contexto ele será entendido como se você estivesse “falando” alto e secamente. O mesmo acontece com uma palavra escrita com letras maiores. Certamente que, se tudo estiver bem, o sublinhado e o negrito serão percebidos como simples sinais de alerta.

Com tantas mensagens na nossa caixa postal devemos lembrar que, vez ou outra, o nosso leitor poderá falhar e não ler a sua mensagem ou dar a ela a prioridade que você deseja. Deixe bem claro na sua mensagem qual a expectativa de resposta com relação ao prazo e se não receber em tempo, ligue pois às vezes as mensagens não chegam.

Nota: para os casos em que o texto deve ser necessariamente grande, coloque esta informação em destaque no campo Assunto ou no início do corpo do seu texto.

Não abordei aqui o linguajar usado na internet (vc, blz, ashusasshua, iae, naum, koe, etc), pois entendo que se trata de um desvio de nossa grafia e que não deve ser usado, sob qualquer hipótese, em e-mails corporativos. E-mail particular é problema particular, porém lembre-se que “O uso do cachimbo faz a boca torta”.

Comunique-se bem!