5S - O Quarto S - SEIKETSU

Estamos agora nos encaminhando para a reta final do programa Programa 5S ou Housekeeping e este Quarto S diz respeito à padronização de tarefas e procedimentos. É fundamental que os outros três S’s já tenham ocorrido e que as pessoas já estejam dispostas a colaborar com as ações do Housekeeping pois são elas que vão determinar as regras e procedimentos que os grupos ( e elas são parte destes grupos ) deverão cumprir. Padronização significa determinar quantidades, posições, avisos, horários, metas, objetivos de forma clara e transparente para que todos entendam e sigam fielmente. Os treinamentos são parte integrante deste senso pois é através deles que o empregado vai aprimorar seus conhecimentos e vai poder aumentar o valor da sua colaboração naquelas tarefas a que for submetido.

É importante ressaltar que as leis, regras ou regulamentos já existentes devem fazer parte destes padrões e se possível devem ser citados nos procedimentos escritos. Quanto mais formal os procedimentos, melhor será o ajuste dos empregados aos padrões (desde que haja treinamento!). Regras devem estar sempre por escrito! Escrever de forma simplificada como se troca um cartucho de impressora pode evitar a quebra de um mecanismo interno caso um operador menos aviso tente forçar uma trava que segura o cartucho na posição correta e consequentemente a parada da impressora. Escrever quem faz a verificação do Housekeeping na semana pode assegurar a boa execução dos padrões estabelecidos.

As regras somente faladas sofrem distorções muito maiores que as escritas e se perdem com o passar do tempo tornando-se apenas parte da cultura folclórica da empresa. Como diz o ditado: Quem conta um conto, aumenta um ponto! E essa é a mais pura verdade. Não há porém que se criar regras demasiadamente complexas ou exageradamente extensas pois da mesma forma que as regras faladas ficaram apenas no acervo folclórico da empresa. Lembro de um caso ainda da época dos primeiros vídeos-cassete (lá se vão uns 20 anos) em que muitos grupos criavam consórcios entre amigos para a compra destes aparelhos. Lembrou dos consórcios agora? Deve estar rindo porque já foi cotista de algum destes. Um amigo decidiu escrever as regras do nosso grupo de 10 pessoas. Acreditem ou não mas tudo o que era possível de acontecer estava previsto naquelas regras: desde adiamento do sorteio por falta quorum até o falecimento de um cotista que acarretava o pagamento por parte da viúva em no máximo 48hs se o falecido cotista já tivesse ganho o aparelho. É mole!

Crie listas de verificação rápida ou Checklist, termo muito comum na aviação onde piloto e co-piloto fazem uma verificação dos pontos principais que precisam ser verificados antes de um vôo ou de um procedimento de navegação aérea. Algumas farmácias adotam este procedimento na hora de entregar um remédio no balcão: um atendente pega os remédios com base na sua receita e outro atendente confere antes de serem entregues a você, assim se houver uma interpretação errônea daquilo que estava escrito na sua receita médica (letra de médico é quase sempre difícil de ler), o segundo atendente certamente vai descobrir o erro. Use e abuse dos Checklist’s.

A padronização envolve também a disposição de mesas, cadeiras, bancadas de trabalho, materiais e ferramentas ao longo dos corredores, salas e áreas de acesso das empresas, prateleiras, armários e estantes. É muito importante ressaltar que estes layouts, se mal elaborados, podem prejudicar a padronização do trabalho por tornarem o ambiente propício ou sujeito a acidentes. Fios atravessando corredores, prateleiras soltas, caixas mal empilhadas ou armazenadas em locais muito altos, tapetes sobre pisos encerados, escadas encostadas sem travamento são potenciais pontos de acidentes que mais cedo ou mais tarde ocorrerão, é só uma questão de tempo. Layouts bem elaborados criam um ambiente acessível e colaborativo onde as pessoas conseguem se comunicar sem a necessidade de movimentação desnecessária. Eles integram pessoas e departamentos.

O melhor momento de se observar se este senso está sendo seguido é às sextas-feiras ao término do expediente. A proximidade do fim de semana leva à uma excitação e a uma aceleração que podem causar sérios danos ao 5S ou Housekeeping. É neste momento que o registro das falhas deve ocorrer e o responsável pela verificação da execução das regras estabelecidas deve tomar nota dos pontos fracos e repassá-los ao responsável do setor. Isso não é uma atitude desonesta ou de má índole, é parte do processo de aprendizagem e de ações corretivas para incentivar o respeito às regras estabelecidas. Por ser um acordo do grupo, ninguém pode reclamar, certo?

Disponibilizar gráficos com metas e objetivos da empresa ou de um setor é uma das atribuições a serem monitoradas neste senso. Se você quer que a sua equipe alcance as metas estabelecidas, coloque-as em local visível sejam elas boas ou más. Esclareça e discuta os motivos pelos quais algumas não foram alcançadas e quais serão as ações para alcançá-las. Somente desta forma o grupo entenderá o que fazer para chegar lá.

Não deixe que fatos de um dia sejam a desculpa para a não execução de uma regra estabelecida. No dia seguinte tudo precisa voltar à normalidade. Limpezas periódicas do local de trabalho devem ser estabelecidas e seguidas. Lembre-se que o ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja!

Agora só falta o último dos 5s’s e você já deve estar curioso para saber como vai ser este último capítulo, não está?

SEIKETSU ou Senso de Padronização é ter um lugar onde as regras foram bem definidas e são praticadas por todos os integrantes dos grupos. É participar ativamente para a fiel execução daquilo que foi estabelecido. É ter a certeza de que a segurança faz parte do seu dia de trabalho e dos seus colegas seja através de atitudes de prevenção ou corretivas. Este senso será alcançado quando você fizer aquilo que tem que ser feito sem a necessidade da cobrança.

Pense nisso!