Você sabe o que é 5W2H?

Muitos de nós já ouviu falar de uma técnica ou ferramenta dos 5 Por quês ou 5Why’s ou 5W, certo? Esta mesma técnica também foi incrementada para 5W2H (5Why’s 2 How’s) que é basicamente uma forma rápida de verificação de execução de tarefas a serem distribuídas aos colaboradores da empresa. Funciona como um mapeamento das atividades e pode ser usada de várias formas: para organizar tarefas, escrever um texto, enviar um email, escrever um relatório, criar newsletters ou escrever um artigo para o seu blog ou website. A grande vantagem é criar um mecanismo de comunicação eficaz uma vez que, se preenchidas as questões, teremos tudo o que é preciso para em termos de dados.

O nome 5W2H desta técnica ou ferramenta foi criado a partir da união das primeiras letras em Inglês de cada uma das perguntas que precisam ser feitas durante o seu uso. Vamos às frases...

Faça já! Amanhã pode ser tarde demais.

 Quem de nós já não deixou de fazer algo e depois se arrependeu? Pode ser no trabalho, em casa ou até na escola e o pior é quando temos uma boa idéia para iniciar um empreendimento e não colocamos em prática daí vem outro e BINGO! Faz exatamente aquilo que pensamos em fazer e tem sucesso. Dói demais o coração da gente. Precisamos dar um basta nisso, decidir rápido e arriscar mais.

Deixar para depois é um hábito muito danoso para você e para os outros e o pior de tudo: vicia. Você acostuma seu cérebro a não querer seguir em frente diante de um obstáculo e migra para alguma tarefa que talvez seja mais prazerosa. O que acontece na próxima oportunidade? Você repete a mesma ação e começa a achar que é natural este novo caminho, até que um dia a casa cai. Certa vez conversava com um amigo e ele me dizia que estava com alguns problemas financeiros e coisa e tal. Aproveitei que era a época de fim de ano e sugeri que ele controlasse os gastos com uma planilha de despesas e empregasse o seu 13º

Dicas para conduzir eventos Lean na sua empresa

Em muitas oportunidades temos que conduzir eventos Lean na empresa e aqui vão algumas dicas importantes que poderão te ajudar nesta tarefa.

1- Comece o evento com alguma dinâmica de grupo. Isso é importante, pois atua no campo do lúdico levando as equipes a uma descontração natural e ao mesmo tempo aquece o cérebro dos participantes.

2- Apresente uma agenda para o grupo contendo os horários de cada etapa e as paradas para café. É muito importante que o grupo perceba que o evento está bem organizado e tem regras.

3- Lembre-se que como facilitador você deve atuar para que todos se sintam ativos e participantes na solução de um problema. Pedir sugestões daqueles que estão mais calados e não deixar que apenas um participante atue é importante já desde o início. Não busque envolvimento apenas, mas o comprometimento.

Princípios Lean e os Sete Desperdícios: uma forma de reduzir custos.

Você já parou para observar quantas vezes teve que fazer (ou re-fazer) uma determinada tarefa em casa ou no trabalho? Você já se pegou aguardando um documento ou informação que nunca chega até você? Você já... Se continuássemos a elaborar perguntas semelhantes, esta postagem ficaria igual a uma conversa com respostas monossilábicas: SIM, SIM, SIM! Certo? Então está na hora de mudar um pouco esta situação para que você consiga mais facilmente alcançar os seus objetivos quando vai às compras, na sua empresa e até em casa. Tudo isso que ocorre e que separa você do seu objetivo chama-se Muda (palavra japonesa que significa desperdício e pronuncia-se mudá) e esta relacionada a qualquer atividade humana que consome recursos, mas não gera Valor. Importante ressaltar que apesar da sua origem ser no chão de fábrica, os Princípios Lean se aplicam aos escritórios ou setores administrativos privados e até públicos (não sei porque lembrei daquela música: “Sonho meu... sonho meu... vai buscar quem mora longe, sonho meu.”)

No início do século um executivo da Toyota chamado Taiichi Ohno (1912-1990), considerado o maior crítico do desperdício, identificou 7 formas diferentes de desperdício que são facilmente encontradas nos mais diversos tipos de negócios, em pequenas e grandes empresas, em casa e até mesmo num destes quiosques onde paramos para comprar um lanche no final da tarde. Para entendermos melhor estes desperdícios devemos antes entender quais Princípios Lean (as nossas referências) serão usados como base para a identificação e visualização correta de cada um destes 7 desperdícios. O que queremos ao final é fazer mais com menos: menos esforço, menos equipamentos, menos espaço, menos tempo, ficando próximo da perfeição que é o desejo do nosso cliente.


Os Cinco Princípios Lean são os seguintes:

Valor: ponto de partida para o Lean ou Pensamento Enxuto e deve ser definido pelo cliente final. Muitas empresas criam ciclos de debates tentando criar conceitos sobre o que seus produtos entregam de valor aos seus clientes (ledo engano), mas Valor é função do cliente e ponto final. Se optar por fazer esta mesma reunião então convide um cliente ou eleja um representante do seu cliente neste mesmo fórum. Valor é o ponto de partida do Pensamento Enxuto.

Cadeia (ou Fluxo) de Valor: Identificação do conjunto de atividades necessárias para desenhar, desenvolver, ordenar e prover um produto, serviço ou até a combinação dos dois. Existem três tipos de processos: os que geram valor para o cliente final, os que não geram mas são necessários ou importantes como processos de manutenção, qualidade, regulamentos, normas (muda tipo 1) e os que realmente não agregam qualquer valor (muda tipo 2). Estes são os nossos principais inimigos e devemos atacá-los já no início da nossa luta contra os desperdícios.

Fluxo Contínuo: conhecido o Valor e identificada a Cadeia de Valor devemos então (uma vez já eliminados os desperdícios que serão apresentados a seguir) pensar em gerar Fluxo Contínuo aos processos e para isso precisaremos mudar alguns conceitos pré-existentes, pois o grande problema na geração de Fluxo Contínuo é o fato de ser Contra-Intuitivo. Apresar de estimulante, esta é uma das fases mais difíceis do processo, pois o nosso pensamento normalmente trata de trabalhos em lotes ou “departamentalizados” o que efetivamente não cria Fluxo Contínuo.

Produção Puxada: nada deve ser produzido até que o cliente final sinalize sua necessidade, é uma inversão do fluxo produtivo. Se pensarmos na produção de livros, boa parte é destruída ou reciclada se a produção for muito maior que a demanda. Devemos pensar também na preparação necessária para atender as solicitações do cliente final.

Perfeição: considerando-se que já especificamos o que é Valor (definido pelo cliente final), já estabelecemos a nossa Cadeia de Valor e eliminamos os desperdícios, geramos Fluxo às nossas operações e processos e aguardamos o sinal do nosso cliente para puxar a nossa produção devemos então buscar continuamente a Perfeição através da criação de valor. Ter total transparência dos processos eleva a participação de todos os envolvidos (empregados, clientes, distribuidores, terceirizados, etc) na busca do aprimoramento contínuo.

“Alcançar a Perfeição é impossível, mas o esforço para prevê-la nos dá inspiração e direção essenciais para progredir ao longo do caminho”. James Womack – Lean Thinking



Agora que já sabemos qual é o nosso “Norte” vamos então entender quais são os desperdícios (muda tipo 2) para então eliminá-los. Antes, porém temos algumas dicas importantes:
- Aperfeiçoe seus processos antes de automatizá-los (máquinas e computadores), pois mesmo sendo executados mais rapidamente você não terá eliminado os desperdícios.
- Maximize os Recursos Humanos antes de comprar soluções.
- Inicie sempre pelo Valor e este deve ser definido pelo cliente.
- O que os clientes querem: produtos e serviços adequados, na hora certa, na quantidade certa, com custos condizentes e sem defeitos.

Vamos então conhecer os 7 Desperdícios que podem ocorrer em qualquer uma das fases da geração de produtos ou serviços na sua empresa.

Espera ou Tempo Ocioso: tempo em que operadores ou máquinas ficam parados aguardando itens requeridos para completar uma tarefa (informações, materiais, suprimentos, documentos, assinaturas, etc). Neste caso levamos em consideração homens e máquinas durante parados por atrasos e não pela ausência completa de serviço, pois aí já é outro problema.

Movimentação de Pessoas: quaisquer deslocamentos de pessoas (na busca por materiais ou informações) que não agregam valor ao produto ou serviço. Estações de trabalho mal projetadas, etc. Você já se viu andando de um lado para o outro buscando aprovações que muitas vezes o aprovador seque lê o que está aprovando?

Excesso de Processamento: qualquer esforço ou tempo gastos e que não adicionam Valor à Cadeia de Valor. Duplicidades de testes sem um propósito claramente definido, coleta de dados além do necessário, etc.

Estoque ou Inventário: excesso de materiais armazenados aguardando processamento. Compras por lotes além do necessário, compras de saldos, produção superior à demanda, etc

Movimentação de Itens: transportar desnecessariamente informações ou materiais de uma estação de trabalho para outra ou de um setor para outro. Número reduzido de ferramentas de baixo custo, layout ruim, etc

Excesso de Produção: produzir informações ou serviços além do que o cliente final solicitou. Pode ser desde materiais ou até em relatórios ou planilhas com um sem número de colunas onde você simplesmente queria a listagem com o nome e código dos seus 10 principais clientes.

Reparar defeitos ou re-trabalho: tempo gasto consertando ou retrabalhando materiais ou informações. Testes incompletos, soldagens deficientes, etc

E aí? Será que já dá para você olhar para a sua empresa e notar alguma forma de desperdício? Que tal perguntar aos seus clientes o que eles vêem como tarefas que não agregam Valor? Está com receio de ouvir algo que não goste? Este já é um indicativo de que seus processos precisam passar por alterações para eliminar os muda (desperdícios). Reúna sua equipe e tente mapear cada uma das etapas da produção de bens ou serviços. Se precisar da nossa ajuda entre em contato.


Veja a beleza deste comercial onde tantas ações acontecem para fazer a propagada do veículo e seus produtos e acessórios. Se analisado sob a ótica do Lean estas ações seriam eliminadas bastando ligar o veículo.

Eliminar os desperdícios é a maneira mais fácil de potencializar a manutenção do lucro de sua empresa. A prática constante destes princípios Lean certamente conduzirá sua empresa, não importando o tamanho ou o trabalho executado, a alcançar mais facilmente metas e objetivos além de ser uma forma de motivar sua equipe na busca da Perfeição. Os seus clientes certamente vão agradecer!

5S - O Quinto S - SHITSUKE

Fechamos hoje o nosso mini curso sobre 5S ou Housekeeping que é uma das mais importantes e integradoras ferramentas que podem te ajudar a iniciar uma mudança na sua empresa, na sua casa e até no seu dia-a-dia.

Nesta fase você deve ter em mente que a sequência foi seguida fielmente, ou seja, cada um dos S’s foi executado na ordem adequada e de forma completa, daí precisamos criar mecanismos que assegurem a manutenção de tudo àquilo que já foi feito anteriormente. Nesta fase a principal atuação está ligada ao treinamento do pessoal e a sua conscientização do que deve ser executado para o bem estar da coletividade. Compartilhar valores da empresa, sua missão e visão, seus propósitos é muito importante. Estabelecer uma comunicação que eleve o conhecimento sobre o modo de operar da empresa ou daquela célula de trabalho, desde que sejam condizentes com as boas regras de educação e relacionamento pessoal e de negócios, é muito importante também. A divulgação das metas da empresa e os esclarecimentos de como se chega lá, seus pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças são pontos que devem ser discutidos entre os colaboradores de forma que eles entendam e possam ajudar através de sugestões e idéias novas.
Demonstrar claramente os resultados obtidos no 5S é tão importante quanto a sua boa execução pois desta forma tudo o que foi feito ficará bem guardado na mente e haverá uma tendência natural de se repetir aquilo que aconteceu de bom. É o senso de organização e trabalho recompensado que vai prevalecer. Importante ressaltar que as auditorias são necessárias e quase obrigatórias nos setores onde ocorreu o 5S e esta relevância se dá pelo fato de necessitarmos periodicamente reavaliar aquilo que foi feito para certificarmos se há ou não manutenção. É fazer das boas atitudes um hábito saudável e prazeroso de ter o seu local de trabalho organizado, identificado, de fácil acesso, sem riscos de acidentes e com as operações e tarefas escritas na forma de procedimentos ou regras que facilitarão a execução na sua ausência temporária ou até numa mudança de posto ou empresa. Lembre-se que ter procedimentos escritos é muito importante para a correta execução das tarefas pois as instruções verbais sofrem alterações muito rapidamente.
A qualidade do serviço ou produto está diretamente relacionada à manutenção das regras e procedimentos estabelecidos. Importante ressaltar que as tarefas se tornam mais velozes quando é do conhecimento dos operadores cada uma das etapas que devem ser seguidas para a sua execução. A contínua execução de tarefas de Housekeeping eleva rapidamente o nível de conscientização dos colaboradores do setor e proporciona uma disseminação deste conhecimento coletivo de forma mais abrangente e sólida dentro da empresa se tornando parte da cultura da mesma.

Dá para aplicar 5S em casa? É claro que sim! Tudo bem que você não vai sair colocando etiquetas na estante da sala ou placas de indicação de banheiro ou saída de emergência mas você, se aplicar estes conceitos do 5S, com certeza terá um controle muito maior sobre aquele antigo cantinho da bagunça ou quartinho das tranqueiras que sequer você sabe o que tem lá dentro. Sua caixa de ferramentas poderá ficar bem arrumada e você não vai perder tanto tempo ou até desanimar de colocar o quadro novo na parede porque não achou a broca certa. Sabe aquela conta de energia de Agosto do ano passado que só agora você foi comunicado que não pagou ? Onde está? Se você aplicar corretamente os conceitos de housekeeping, com certeza vai encontrá-la muito rapidamente e poderá comprovar se realmente pagou ou não (housekeeping não paga contas, tá certo!).

SHITSUKE ou Senso de Manutenção é basicamente o senso de manter todos os ganhos alcançados de forma a minimizar o trabalho de refazer as tarefas. É tão somente somar todos os ganhos obtidos e extrair o que de melhor aconteceu e levar como experiência para outros setores, é registrar ou documentar o estado atual dos resultados e postá-los em local visível para que nas auditorias periódicas estes resultados sejam novamente validados e exigidos.

Pense nisso!

5S - O Quarto S - SEIKETSU

Estamos agora nos encaminhando para a reta final do programa Programa 5S ou Housekeeping e este Quarto S diz respeito à padronização de tarefas e procedimentos. É fundamental que os outros três S’s já tenham ocorrido e que as pessoas já estejam dispostas a colaborar com as ações do Housekeeping pois são elas que vão determinar as regras e procedimentos que os grupos ( e elas são parte destes grupos ) deverão cumprir. Padronização significa determinar quantidades, posições, avisos, horários, metas, objetivos de forma clara e transparente para que todos entendam e sigam fielmente. Os treinamentos são parte integrante deste senso pois é através deles que o empregado vai aprimorar seus conhecimentos e vai poder aumentar o valor da sua colaboração naquelas tarefas a que for submetido.

É importante ressaltar que as leis, regras ou regulamentos já existentes devem fazer parte destes padrões e se possível devem ser citados nos procedimentos escritos. Quanto mais formal os procedimentos, melhor será o ajuste dos empregados aos padrões (desde que haja treinamento!). Regras devem estar sempre por escrito! Escrever de forma simplificada como se troca um cartucho de impressora pode evitar a quebra de um mecanismo interno caso um operador menos aviso tente forçar uma trava que segura o cartucho na posição correta e consequentemente a parada da impressora. Escrever quem faz a verificação do Housekeeping na semana pode assegurar a boa execução dos padrões estabelecidos.

As regras somente faladas sofrem distorções muito maiores que as escritas e se perdem com o passar do tempo tornando-se apenas parte da cultura folclórica da empresa. Como diz o ditado: Quem conta um conto, aumenta um ponto! E essa é a mais pura verdade. Não há porém que se criar regras demasiadamente complexas ou exageradamente extensas pois da mesma forma que as regras faladas ficaram apenas no acervo folclórico da empresa. Lembro de um caso ainda da época dos primeiros vídeos-cassete (lá se vão uns 20 anos) em que muitos grupos criavam consórcios entre amigos para a compra destes aparelhos. Lembrou dos consórcios agora? Deve estar rindo porque já foi cotista de algum destes. Um amigo decidiu escrever as regras do nosso grupo de 10 pessoas. Acreditem ou não mas tudo o que era possível de acontecer estava previsto naquelas regras: desde adiamento do sorteio por falta quorum até o falecimento de um cotista que acarretava o pagamento por parte da viúva em no máximo 48hs se o falecido cotista já tivesse ganho o aparelho. É mole!

Crie listas de verificação rápida ou Checklist, termo muito comum na aviação onde piloto e co-piloto fazem uma verificação dos pontos principais que precisam ser verificados antes de um vôo ou de um procedimento de navegação aérea. Algumas farmácias adotam este procedimento na hora de entregar um remédio no balcão: um atendente pega os remédios com base na sua receita e outro atendente confere antes de serem entregues a você, assim se houver uma interpretação errônea daquilo que estava escrito na sua receita médica (letra de médico é quase sempre difícil de ler), o segundo atendente certamente vai descobrir o erro. Use e abuse dos Checklist’s.

A padronização envolve também a disposição de mesas, cadeiras, bancadas de trabalho, materiais e ferramentas ao longo dos corredores, salas e áreas de acesso das empresas, prateleiras, armários e estantes. É muito importante ressaltar que estes layouts, se mal elaborados, podem prejudicar a padronização do trabalho por tornarem o ambiente propício ou sujeito a acidentes. Fios atravessando corredores, prateleiras soltas, caixas mal empilhadas ou armazenadas em locais muito altos, tapetes sobre pisos encerados, escadas encostadas sem travamento são potenciais pontos de acidentes que mais cedo ou mais tarde ocorrerão, é só uma questão de tempo. Layouts bem elaborados criam um ambiente acessível e colaborativo onde as pessoas conseguem se comunicar sem a necessidade de movimentação desnecessária. Eles integram pessoas e departamentos.

O melhor momento de se observar se este senso está sendo seguido é às sextas-feiras ao término do expediente. A proximidade do fim de semana leva à uma excitação e a uma aceleração que podem causar sérios danos ao 5S ou Housekeeping. É neste momento que o registro das falhas deve ocorrer e o responsável pela verificação da execução das regras estabelecidas deve tomar nota dos pontos fracos e repassá-los ao responsável do setor. Isso não é uma atitude desonesta ou de má índole, é parte do processo de aprendizagem e de ações corretivas para incentivar o respeito às regras estabelecidas. Por ser um acordo do grupo, ninguém pode reclamar, certo?

Disponibilizar gráficos com metas e objetivos da empresa ou de um setor é uma das atribuições a serem monitoradas neste senso. Se você quer que a sua equipe alcance as metas estabelecidas, coloque-as em local visível sejam elas boas ou más. Esclareça e discuta os motivos pelos quais algumas não foram alcançadas e quais serão as ações para alcançá-las. Somente desta forma o grupo entenderá o que fazer para chegar lá.

Não deixe que fatos de um dia sejam a desculpa para a não execução de uma regra estabelecida. No dia seguinte tudo precisa voltar à normalidade. Limpezas periódicas do local de trabalho devem ser estabelecidas e seguidas. Lembre-se que o ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja!

Agora só falta o último dos 5s’s e você já deve estar curioso para saber como vai ser este último capítulo, não está?

SEIKETSU ou Senso de Padronização é ter um lugar onde as regras foram bem definidas e são praticadas por todos os integrantes dos grupos. É participar ativamente para a fiel execução daquilo que foi estabelecido. É ter a certeza de que a segurança faz parte do seu dia de trabalho e dos seus colegas seja através de atitudes de prevenção ou corretivas. Este senso será alcançado quando você fizer aquilo que tem que ser feito sem a necessidade da cobrança.

Pense nisso!

5S - O Terceiro S - SEISÔ

Chegamos ao meio do caminho da nossa jornada pelo Programa 5S ou Housekeeping. Este é o Terceiro S, Senso de Limpeza ou Saúde. Nem parece que já caminhamos tanto, né? Agora que já separamos o que queríamos daquilo que não queríamos e organizamos o local de trabalho tendo cada coisa em um lugar e em cada lugar uma coisa, nós precisamos limpá-lo pois desta forma além de torná-lo agradável estamos tratando da nossa saúde e dos nossos colegas.

É muito importante entendermos o valor que há em termos um local ou ambiente onde as pessoas que trabalham ou visitam sintam o prazer de permanecer ali. Devemos nos lembrar que é no trabalho que passamos pelo menos 8 das 24 horas a que temos direito por dia e este local deve ser preservado e mantido de forma que estas horas sejam aproveitadas da melhor maneira possível. Vamos começar falando das ferramentas e estações de trabalho, pois estes itens revelam boa parte da nossa pessoa no trato com itens de uso comum ou que nos foram confiados pela empresa. Ferramentas, sejam elas de uso comum ou as nossas, devem ser guardadas sempre limpas e prontas para uso, pois desta forma não corremos o risco de uma tarefa futura ser atrasada porque uma determinada máquina ou ferramenta não está em condições de uso. Outro aspecto importante é a organização dos espaços destes locais, pois eles são determinantes para prevenir acidentes ou perdas de materiais na empresa. Peças ou caixas soltas podem facilmente se perder ou cair no chão fazendo com que fiquemos naquela posição desconfortável tentando encontrar o parafuso que caiu e rolou para debaixo da bancada! Isso não é nada legal, certo? Devemos sempre evitar armazenar caixas ou qualquer outro item muito acima da altura dos nossos braços esticados, pois qualquer movimento em falso e cai tudo sobre a nossa cabeça. Caso seja absolutamente necessário use sempre uma escada baixa para ter acesso a estes pontos mais altos. Treine e envolva seu pessoal para evitar acidentes, pois o custo é muito alto mesmo para aqueles casos em que o ferimento é pequeno. Ferramentas ou máquinas que precisam de lubrificação ou engraxamento após seu uso devem ser acondicionadas em caixas ou devem ser protegidas de poeira. Nesta fase devemos ficar atentos aos itens que estamos retornando ao seu lugar após o uso, pois estes devem ser inspecionados antes de guardá-los. É nesta hora que faremos a substituição dos mesmos (SEIRI ou Senso de Utilização). Não se importe com a cara feia do seu chefe quando você informá-lo que aquele item ou ferramenta precisa ser trocado, tenha em mente que se ele quebrou durante o uso e você estava usando corretamente é porque já estava na hora de ser substituído e você não vai mantê-lo em uso nestas condições. Todo material ou máquina que estiver com alguma deficiência em sua operação deve ser removido do processo ou identificado de forma a evitar acidentes com qualquer um dos operadores.

E os uniformes? Nada mais desagradável que ver alguém usando um uniforme todo desalinhado, mal passado e sem o menor zêlo. Por outro lado é bonito vermos uma empresa onde seus empregados têm orgulho de usar o uniforme e tratam dele com muito cuidado. Não importa o tipo de trabalho, somos capazes de distinguir facilmente um profissional que cuida de seu uniforme daquele que não se importa. Você é o seu cartão postal e o da sua empresa. Saia bem na foto sempre !

A reciclagem de materiais é parte deste senso e devemos dar uma atenção especial aos itens que podem provocar acidentes aos seres humanos e à natureza. É muito importante que tenhamos no nosso local de trabalho pontos específicos para descarte de matérias pérfuro-cortantes tais como estiletes, agulhas, grampos, vidros e etc. Para estes itens já encontramos no mercado caixas adequadas e identificadas, mas nada nos impede de fazermos as nossas próprias caixas e identificá-las. Baterias e pilhas também devem ser recolhidas e armazenas para descarte adequado no futuro assim como lâmpadas fluorescentes. Luvas e matérias de limpeza tais como detergentes, sabão, álcool ou produtos químicos devem ser recolhidos e descartados de forma adequada de forma a evitar a contaminação do solo se descartados como lixo comum ou orgânico. A coleta seletiva de materiais deve ser uma boa prática na sua empresa, pois desta forma contribui-se para a sobrevida do nosso planeta. Mesmo que você não tenha verba para comprar aqueles coletores coloridos de coleta seletiva nada te impede de criar pontos de coleta de material reciclável na sua empresa. Criatividade é uma poderosa ferramenta nestes casos. Uma forma de criar a mentalidade de limpeza e organização e colocar fotos do Antes e Depois para que as pessoas vejam como fica diferente o local de trabalho quando passamos a organizá-lo e limpá-lo. Explore os talentos de sua equipe e crie listas de itens não-conformes e dentro do ambiente. Substitua-os ou resolva os problemas que surgirem e você verá o resultado: um local limpo, seguro e organizado, pronto para qualquer visitante chegar sem sequer avisar. Nesta fase é importante definir quem será o responsável pela organização, quais os dias que serão feitas as limpezas maiores e outros acordos semelhantes. Isso é muito importante para o desenvolvimento do senso comum de limpeza. A rotatividade do responsável é a melhor solução, pois como diz o velho ditado: quem hoje é pedra, amanhã será vidraça! É desta forma que vamos aprender a respeitar o direito dos nossos colegas. Tenha sempre disponível em cada setor materiais que permitam ao operador manter o local limpo: pincéis para remoção de sujeira, vassouras e panos limpos, pás e latas de lixo.


É neste senso se Saúde que devemos dar total atenção ao uso de EPI’s ou Equipamentos de Proteção Individual. Importante ressaltar que os colaboradores devem ser treinados para o correto uso dos EPI’s por pessoa qualificada dentro da empresa ou que seja contratada como fornecedora deste serviço de qualquer forma é responsabilidade da empresa cobrar do empregado o uso do equipamento. Atualmente no mercado existe uma infinidade de itens que facilmente se encaixarão no perfil de operação da sua empresa mas mesmo que você não opere máquinas ou materiais que facilmente identificamos como fontes potenciais de risco, é bom prevenir acidentes. Tenha óculos de segurança disponível para uma limpeza mais pesada, luvas descartáveis, quando for usar escada tenha pelo menos dois empregados fazendo o serviço. Lembre-se sempre que Saúde é responsabilidade de TODOS!


SEISÔ ou Senso de Saúde ou Limpeza é ter um lugar limpo e seguro para trabalhar em conformidade com as regras estabelecidas e com a preocupação no futuro do nosso planeta. Faça hoje mesmo, pratique a cada dia e você verá o resultado rapidamente. Seus clientes vão olhar para você e para a sua equipe de um jeito todo especial

Pense nisso!

5S - O Segundo S - SEITON

Continuando a nossa jornada pelo Programa 5S ou Housekeeping e levando-se em consideração que a nossa equipe já encerrou o Primeiro S, ou seja, já separamos o que queremos manter em nosso local de trabalho e para o que não queremos já iniciamos o processo de descarte, doação ou venda; temos agora que disponibilizar os materiais ou documentos úteis em um formato organizado e de fácil acesso para todos os usuários, este é o Segundo S ou SEITON - Senso de Arrumação. Para isso precisamos criar métodos de identificação de pastas, armários, documentos de forma que através das cores das pastas ou das siglas dos nomes dos documentos possamos rapidamente relacioná-los a um cliente ou fornecedor, saber a que departamento pertence, qual a data de criação do formulário, etc.

É VITAL que haja um lugar para cada coisa e cada coisa esteja em seu lugar. Devemos nesta fase identificar tudo com etiquetas adesivas com o nome do objeto, demarcar local do cesto de lixo, dos armários, áreas de passagem, etc. Pode até parecer uma tarefa simples ou sem sentido, mas não é. É importante também que todos os acordos ou regras estejam bem definidos e sejam do conhecimento dos usuários. Vejamos um exemplo simples na empresa NGF Consultoria em que cada consultor tem os seus clientes e a cada consultor foi atribuída uma cor de pasta suspensa. É “cada um no seu quadrado“ igualzinho na música. Na etiqueta de identificação adotamos o seguinte critério: nome da empresa – número da consultoria – tipo de evento cujo resultado fica desta forma: numa pasta azul identificando o consultor Samuel temos na etiqueta de identificação ABC – NGF028 – 5S onde ABC é a empresa, NGF028 é o numero da consultoria e o serviço executado é um 5S ou Housekeeping. Na frente do gaveteiro ou armário há uma listagem onde todos os nomes dos consultores estão listados tendo ao lado um adesivo com a cor de suas pastas e a lista de empresas sob sua responsabilidade.

Consultor Pasta Empresas

Samuel Azul ABC – XYZ – JJJ
Cristina Verde BRASIL – ANGOLA - EUA
Carlos Prata NORTE – SUL – SUDESTE

Simples não? Agora observe na sua empresa e nas lojas que você faz suas compras ou na oficina onde você faz manutenção do seu carro ou sua moto. Está tudo identificado? É muito comum em uma oficina organizada encontrarmos aquele quadro de ferramentas onde há o desenho do contorno das chaves, alicates e outras ferramentas, a grande vantagem é a fácil conferência ao término de cada serviço bastando que os colaboradores tenham o hábito (sejam treinados!) de retornar as ferramentas para o devido local. Controles simples como este te ajudam a evitar atrasos nos processos de manutenção ou problemas ainda maiores que podem resultar em acidentes graves.

Um local de trabalho onde as gavetas, armários, pastas e quadros estão identificados passa para o visitante ou cliente uma imagem de organização e controle sendo que para a grande maioria dos casos o investimento é muito pequeno se comparado ao resultado. A aparência vai falar mais alto e o seu cliente vai se sentir mais seguro e confiante no seu trabalho. Os ganhos de produtividade são muitos e incluem até a redução do tempo de treinamento de um novo colaborador que rapidamente vai perceber o modo de trabalhar de sua empresa e vai se encaixar neste mesmo perfil com o mínimo de treinamento que você proporcionar. Já aconteceu com você de ter que perguntar a cada um dos seus colegas do setor onde está a ferramenta X ou onde está um determinado contrato? Você já participou de reuniões onde o assunto abordado é perda ou roubo de material? Você já se sentiu frustrado por não encontrar aquela planilha Excel ou email que você sabia onde estava? Todas estas interrupções são muito mais caras do que você pensa e podem ser eliminadas se para cada item existir um local adequado e identificado e este item estiver lá. A minha sugestão é: deixe o seu cérebro trabalhar naquilo que é realmente necessário e vai exigir decisões mais importantes, atribua aos seus olhos a tarefa de encontrar para vocês as soluções mais fáceis. Um dos objetivos do SEITON é tornar o ambiente de trabalho o mais VISUAL possível sem exageros. Crie lógicas ou regras de arquivamento e identifique cada local. É simples, barato e fácil!

Como nem tudo é tão fácil quanto parece... o que fazer quando aquele colaborador não retorna o item para o local determinado? O que fazer quando a ferramenta ou documento não está lá e ninguém sabe quem foi o “pai da criança”? Sugestão: crie horários para que o grupo de trabalho organize o setor. Isso pode acontecer inicialmente ao término de cada parte do expediente e depois pode ser reduzido para apenas ao fim da jornada de trabalho mas é muito importante lembrar que máquinas e armários que não serão mais utilizados nas próximas horas devem ser totalmente re-organizados e deixados prontos para uso com tudo o que tem direito no devido lugar. Outro ponto é na passagem de turnos, sugiro que a equipe que está entrando no turno faça a conferência e registre as discrepâncias encontradas. Essa atitude se repetida por um período vai ajudar a disciplinar a arrumação do local de trabalho. Isso é como treinamento que será absorvido pelo grupo e faz parte do processo de implantação do 5S na sua empresa.

Pense em um grande estoque ou arquivo morto! Pense agora no tempo de busca de um componente, material ou documento se não houver algum mecanismo de identificação e localização daquilo que você está procurando. Muitas vezes negligenciamos estes mecanismos porque pensamos apenas na nossa mesa ou naquele gaveteiro pequeno que partilhamos porém devemos ter em mente que a perda de tempo e as interrupções ocorrem em qualquer ambiente de trabalho não importando seu tamanho. Lembro de um evento 5S para organização de estoque com aproximadamente 15000 componentes onde fizemos alguns testes de busca aleatória de peças utilizando 3 colaboradores com níveis diferentes de conhecimento sendo um iniciante, um intermediário e um experiente. A cada um deles foi atribuída a tarefa de buscar 10 componentes com tempos cronometrados, o resultado variou de 1 minuto até não achar o componentes sendo a maioria da ordem de 7 minutos. Durante o 5S dedicamos boa parte do tempo em criar mecanismos de identificação pois muitos dos componentes não cabiam nas suas caixas ou bins e muitas identificações estavam erradas ou rasuradas dificultando a leitura das informações . Com o uso de bolinhas adesivas coloridas identificamos as caixas onde estes componentes deveriam estar, colocamos estes componentes maiores numa prateleira que foi selecionada para recebê-los e identificamos com fita colorida da mesma cor que as bolinhas. BINGO! Com um investimento muito pequeno solucionamos o problema da busca de componentes no estoque. Você pode até se perguntar se não seria mais simples comprar caixas ou bins nos tamanhos adequados aos componentes maiores mas lembre-se que soluções de baixo custo devem ser implementadas e nem sempre a empresa possui capital alocado para aquele período. Os resultados após o 5S no estoque foram para os três colaboradores da ordem de 1 minuto, ou seja, igual ao menor tempo conseguido pelo estoquista mais experiente.

Bom é isso! SEITON ou Senso de Arrumação é ter um lugar para cada coisa e uma coisa em cada lugar. TUDO identificado e etiquetado com suas regras postadas de forma clara e para todos.

Pense nisso!

5S - O Primeiro S - SEIRI

O Programa 5S ou Housekeeping baseia-se em conceitos bem simples que fazem parte de um Sistema maior: Qualidade Total. Tem como objetivo básico criar um local de trabalho organizado, seguro e limpo onde as pessoas tenham disponível e acessível apenas aquilo que necessitam para a execução de suas tarefas diárias. Ele é usado como a pedra fundamental para a mudança cultural dentro da empresa por trazer em suas aplicações conceitos de trabalho em equipe ou teamworking, motivação pelos resultados alcançados rapidamente, enpowerment, pois é o próprio colaborador que tem a responsabilidade para tomar decisões durante o evento e Qualidade Total, pois os resultados alcançados serão mantidos por meio de melhorias contínuas, ações corretivas e outras metodologias que se aplicam neste contexto.
Pode até parecer “chover no molhado” achar que não há mais o que aprimorar no nosso ambiente ou local de trabalho, mas basta uma visita ser anunciada que começamos a arrumar diversos setores de forma a torná-los mais aprazíveis aos olhos dos nossos visitantes. Se isto acontece é porque ainda não atingimos o ponto ótimo da organização ou do 5S, não passamos por todos os S’s! É claro que durante a execução das tarefas diárias a nossa mesa ou bancada deve sofrer alterações significativas e ficar meio “mal na foto”, mas o que não quer dizer que por este motivo devem ficar uma bagunça após o término de nossa jornada de trabalho ou que não devemos nos preocupar com isso.

O Primeiro S significa SEIRI ou Senso de Utilização e nos conduz a um desafio muito grande porque o ato de remover algo que já possuímos nos trás um sentimento de perda até porque fomos criados para ser vencedores e não para perder e esta remoção normalmente é considerada uma perda. Talvez este seja o maior problema na hora de praticar o primeiro S ou SEIRI. Em uma comparação para facilitar o entendimento eu diria que somos como os faraós do antigo Egito e queremos guardar tudo o que conseguimos ou conquistamos ao longo de nossas vidas num cantinho, num armário ou numa gaveta para que, no nosso retorno à vida, encontremos tudo o que é nosso e no lugar que deixamos. Somos ou não somos assim? Talvez a diferença esteja apenas no nível de faraó que existe em nós. Vamos tentar nos mover de um nível faraó 10 (aquele que guarda TUDO) para um nível 2 ou 3 e este passo já é uma grande vitória. Vamos nessa?

O SEIRI resulta em basicamente colocarmos diante dos nossos olhos TUDO o que está guardado em gavetas, armários, pastas, latas, potes, porta trecos e etc, pois nesta fase é muito importante vermos a quantidade de itens que guardamos e que sequer sabemos o que fazemos com eles. Neste momento você deve estar pensando se não seria melhor então virar logo um faraó nível ZERO... Ainda não! Com certeza existem muitos materiais e documentos que certamente você vai precisar e eles dever ser mantidos e guardados. Vamos lá, mãos à obra!

Na prática devemos reservar um local que pode ser uma mesa ou demarcar uma área no chão e trazer tudo o que estiver escondido para esta área para ganhar visibilidade. É absolutamente necessário e importante tocar cada um dos itens, não basta uma olhada por cima. TUDO deve ser removido do seu local atual e dever ser trazido para o nosso campo de visão. Sabe aquela coleção de canetas de brinde com logomarca de empresas que você tem guardada na gaveta da sua mesa? Ela vai aparecer para todo mundo rir de você! Sabe aqueles 5 removedores de grampo que você tem e só usa um? Você vai doar 4 deles para os colegas de outros departamentos! Sabe aquela coleção de parafusos que surgiu você não sabe nem como e nem de onde? Ela vai sair da sua maleta de ferramentas e vai para um local adequado e de uso comum! (Faço aqui uma pausa para reflexão: se numa oficina tem tanto parafuso sobrando nas maletas onde será no meu carro que ficou faltando algum parafuso? Melhor nem pensar!) Com certeza essa separação dói muito, é uma separação de um casamento de muitos anos, mas é necessária e você vai entender o motivo. Uma vez que tudo foi colocado à vista você deve deixar que os outros colegas do grupo que está neste mesmo evento com você, façam a seleção natural por você separando tudo aquilo que tem uso iminente daquilo que não é usado há muito tempo, reduzindo a quantidade do seu estoque pessoal de clips ou de canetas, de papel de rascunho (faço mais uma pausa para comentar que um colega na empresa tinha resmas e mais resmas de rascunho nas gavetas da mesa dele!).

O que fazer então?

1- Deixe bem perto de você somente o que você usa quase que diariamente

2- Um pouco mais afastado o que você usa uma vez ou outra

3- Em um armário devem ficar materiais como ferramentas especiais e de uso comum, documentos que várias pessoas têm acesso, suprimentos para o departamento: caixa de clips ou grampos, post it, fitas adesivas e etc.

O que não for usado ou não diz respeito às suas tarefas na empresa: coleção de canetas, revista com a foto do Presidente Collor no dia da posse (brincadeira) ou materiais que não estão em uso no departamento, deve ser colocado naquela mesa ou naquele local demarcado para que todos os participantes do 5S achem algum uso dentro da empresa em outro departamento. Uma vez passado por este filtro a solução é vender para uso de outra empresa ou como sucata ou até mesmo doar. O mais importante é o espaço que vai resultar desta limpeza. Lembro de um 5S que ocorreu numa grande empresa onde TODO o material de publicidade estava com a logomarca antiga, ou seja, não podia mais ser usado e ocupava uma área muito grande. A empresa estava criando um grupo de engenharia de sistemas e precisava construir as salas. Bingo! Com o descarte (venda) de todo aquele material de publicidade a área foi desocupada e o departamento de engenharia foi instalado muito rapidamente com um custo muitas vezes menor que o da construção.
Bom é isso! SEIRI ou Senso de Utilização é separar o que serve daquilo que não serve e descartar o que não serve.

Pense nisso!

5S ou Housekeeping

 5S ou Housekeeping é uma ferramenta básica e muito importante na busca por eliminar desperdícios e organizar a sua casa, seu escritório, consultório ou a sua empresa seja ela pequena, média ou grande. A sua aplicação pode até parecer simples mas carrega um conteúdo de valor inestimável e perene que é a melhoria do seu ambiente de trabalho através da organização, limpeza e trabalho em equipe ou teamwork, uma vez que os participantes escolhidos deverão colocar realmente a mão na massa e praticar cada uma das cinco etapas ou cada um dos "S".




http://www.youtube.com/watch?v=cJ2XzLrLoVQ

Por apresentar resultados rápidos, mensuráveis e de fácil visualização, o 5S ajuda na transformação do seus colaboradores mas resistentes às mudanças uma vez que eles serão parte da equipe de trabalho onde as decisões são tomadas por consenso e os resultados disseminados na organização. Valores ou conceitos como empowerment, teamwork e liderança são pontos fortes que surgem durante a aplicação do 5S na empresa e que devem ser gerenciados e aproveitados como bons exemplos para os próximos eventos de housekeeping em outros setores.

É muito importante que os participantes cumpram todas as etapas e registrem os resultados obtidos ao término do programa pois o quinto S ou SHITSUKE / MANUTENÇÃO é sem dúvida o mais importante. Há em muitos de nós uma tendência natural de relaxar e deixar escapar os resultados obtidos e essa tendência deve ser combatida fortemente através de ciclos periódicos de auditoria de resultados do 5S para que os resultados alcançados não sejam perdidos em pouco tempo. Lembrem-se que a transformação do seu ambiente de trabalho pode até parecer uma Missão Impossível mas não é e você é o responsável por esta mudança.


















Pense nisso !

Nas próximas postagens falaremos sobre cada um dos "5S's" e sua execução.

LEAN - A Mentalidade Enxuta

Você já ouviu falar de LEAN Manufacturing ou Manufatura LEAN ? Você sabe identificar os desperdícios que ocorrem em cada uma das tarefas que você executa seja em casa ou no trabalho ? Se você respondeu NÃO a qualquer uma das perguntas acima então está na hora de você descobrir o que as empresas e pessoas de sucesso fazem para serem a cada dia mais eficientes e eficazes na entrega de VALOR aos clientes internos e externos.

Sabe quando percebemos que estão "roubando" o nosso tempo, aquele momento em que pensamos o quanto é burocrática aquela situação que vivenciamos, pois é todos nós temos esse sentimento mas muitos de nós sequer sabe como fazer para eliminá-lo do nosso cotidiano. Através do LEAN ou Mentalidade Enxuta você será levado a Aprender a Enxergar essas situações e a corrigí-las de forma clara, documentada e sobretudo usando os recursos que você já tem à sua volta.

A filosofia LEAN surgiu em uma grande empresa, a Toyota Motor Corp. mas se aplica à profissionais liberais ou autônomos, pequenas e médias empresas também. Está curioso ? Entre em contato conosco !