Por que para algumas pessoas o tempo parece não passar e para outras ele voa? Para algumas o dia parece ter menos de 24 horas e para outras ele parece que não acaba. Para estas que vivem se queixando que não tem tempo, que não conseguem terminar o que começaram aí vai uma dica: fiquem ligadas porque a cada dia esta sensação só vai piorar. Está tudo cada vez mais acessível e mais perto do ontem. Todos os dias na empresa sou questionado sobre quando vamos retornar um material para o cliente após seus reparo mesmo antes de recebê-lo. É isso mesmo! O cliente ainda sequer enviou o produto para ser reparado e já quer saber quando este será devolvido.
Para estas pessoas que não conseguem se organizar e vivem criticando aquelas que completam suas tarefas nos prazos combinados, são organizadas e o tempo flui com naturalidade, procurem desenvolver-se na gestão e administração do seu dia. São técnicas (não são filosofias apenas) que devem ser aplicadas ao longo do dia para que ele se torne produtivo e ao seu favor.
Pessoas que se dizem “sempre” ocupadas e sem tempo não são promovidas na mesma freqüência que as demais e sequer são lembradas em grandes projetos pois nestes casos o seu superior estaria comprometendo a sua reputação ao indicar alguém que, com boa dose de certeza, não vai ter tempo de completar a tarefa nos prazos determinados. Essas pessoas que se dizem "ocupadas" e "sem tempo" são aquelas mesmas pessoas que não conseguem sair da sala para caminhar pela empresa e descobrir o que está se passando por lá, não encontram tempo para visitar seus clientes ou para reunir seus funcionários. Treinamentos nem pensar! No final das contas acabam por trabalhar todos os dias até muito tarde mas sem uma nível de produção adequado, comprometendo sua performance e os resultados esperados. Quem não conhece alguém que já tem a frase: "Não tenho tempo!" na ponta da língua?
O que acontece com aqueles que são organizados e, já muito ocupados, ainda recebem novas atribuições? Eles desenvolvem um senso de organização acima do normal e passam a administrar seu tempo de forma ímpar. Então o que fazer? Comece o seu dia com uma pequena agenda eletrônica ou de papel onde você sabe quais são seus compromissos, reuniões, treinamentos e principais tarefas a serem executadas. Acrescente algum tempo para aquelas que serão conseqüência de tudo aquilo que já estava no seu plano, por exemplo, ao sair de uma reunião você poderá ter novas atribuições, um colaborador poderá te informar de uma nova necessidade ou se você for o operador talvez chegue um pedido de última hora para ser executado.
Busque trabalhar com o prazo ideal em cada uma das suas tarefas e faça um follow up periódico para ter a certeza se elas serão alcançadas ou não. Se estiver à frente de uma equipe crie planilhas de projetos com tempos e prazos estimados de execução, junte todas as planilhas em uma só e tenha uma visão de longo prazo daquilo que há para acontecer.
Aprenda a delegar as tarefas que podem ser delegadas mas faça isso com boa vontade. Conheço muitos gerentes e diretores que não delegam tarefas para manter seu pote cheio e assim passar a impressão que estão sempre atarefados. Lembre-se que não delegar pode comprometer inclusive os resultados da empresa pois este mau hábito se torna tão pernicioso que faz com que um diretor deixe de atuar em assuntos estratégicos e acabe por executar ações operacionais tendo pessoas qualificadas para fazê-lo. Veja se uma situação igual a esta está ocorrendo agora com você. Cada macaco no seu galho!
Tomar decisões na hora certa podem te aliviar do acúmulo de tarefas e te dar a sensação muito boa de tê-las completado. Seu cérebro vai te agradecer! A procrastinação (ato de adiar a execução de tarefas) é o pior dos seus inimigos. Tarefas fáceis devem ser resolvidas na hora.
Aprenda a fazer leitura de acompanhamento de emails. Isso vai te economizar muito tempo. Boa parte do que está escrito já foi comunicado verbalmente ou já é de conhecimento de muitos e somente agora estão colocando no papel. Não estou falando que você deve deixar de ler mas certamente deve aprender a fazer uma seleção entre importante e nem tão importantes.
Conheço pessoas que além de suas atividades no trabalho, são voluntárias em grupos religiosos, agremiações desportivas e etc durante suas “horas vagas”. Parece que seus dias possuem 48 horas e elas conseguem estar em mais de um lugar ao mesmo tempo (???) de tantas coisas que fazer. Um bom exemplo é uma dona de casa, pare e observe quantas tarefas são executadas coordenadamente.
Faça um exame de consciência. De que lado você quer ficar? Você é do time que já se aprimorou e consegue executar várias tarefas durante o dia ou dos que só sabem dizer "Não tenho tempo!". O dia tem os mesmos 86400 segundos para todos.
Mude esse jogo a seu favor e faça parte do time vencedor. Há no mercado uma quantidade enorme de treinamentos que vão te auxiliar nesta hora. Portanto, arranje tempo! Faça estes treinamentos e participe de tudo o que estiver acontecendo em sua empresa!
E agora? Se você quiser já poderá iniciar a sua nova vida em direção a gastar seu tempo de forma controlada seguindo seus objetivos e metas. É claro que nem tudo são flores e tem dia que fica bastante complicado mas... isso também faz parte do jogo.
Ah... se você acha que gastou seu tempo com esta leitura, está muito enganado. Agora é a hora de refletir e colocar em prática.
Boa sorte e sucesso!
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