5S - O Segundo S - SEITON

Continuando a nossa jornada pelo Programa 5S ou Housekeeping e levando-se em consideração que a nossa equipe já encerrou o Primeiro S, ou seja, já separamos o que queremos manter em nosso local de trabalho e para o que não queremos já iniciamos o processo de descarte, doação ou venda; temos agora que disponibilizar os materiais ou documentos úteis em um formato organizado e de fácil acesso para todos os usuários, este é o Segundo S ou SEITON - Senso de Arrumação. Para isso precisamos criar métodos de identificação de pastas, armários, documentos de forma que através das cores das pastas ou das siglas dos nomes dos documentos possamos rapidamente relacioná-los a um cliente ou fornecedor, saber a que departamento pertence, qual a data de criação do formulário, etc.

É VITAL que haja um lugar para cada coisa e cada coisa esteja em seu lugar. Devemos nesta fase identificar tudo com etiquetas adesivas com o nome do objeto, demarcar local do cesto de lixo, dos armários, áreas de passagem, etc. Pode até parecer uma tarefa simples ou sem sentido, mas não é. É importante também que todos os acordos ou regras estejam bem definidos e sejam do conhecimento dos usuários. Vejamos um exemplo simples na empresa NGF Consultoria em que cada consultor tem os seus clientes e a cada consultor foi atribuída uma cor de pasta suspensa. É “cada um no seu quadrado“ igualzinho na música. Na etiqueta de identificação adotamos o seguinte critério: nome da empresa – número da consultoria – tipo de evento cujo resultado fica desta forma: numa pasta azul identificando o consultor Samuel temos na etiqueta de identificação ABC – NGF028 – 5S onde ABC é a empresa, NGF028 é o numero da consultoria e o serviço executado é um 5S ou Housekeeping. Na frente do gaveteiro ou armário há uma listagem onde todos os nomes dos consultores estão listados tendo ao lado um adesivo com a cor de suas pastas e a lista de empresas sob sua responsabilidade.

Consultor Pasta Empresas

Samuel Azul ABC – XYZ – JJJ
Cristina Verde BRASIL – ANGOLA - EUA
Carlos Prata NORTE – SUL – SUDESTE

Simples não? Agora observe na sua empresa e nas lojas que você faz suas compras ou na oficina onde você faz manutenção do seu carro ou sua moto. Está tudo identificado? É muito comum em uma oficina organizada encontrarmos aquele quadro de ferramentas onde há o desenho do contorno das chaves, alicates e outras ferramentas, a grande vantagem é a fácil conferência ao término de cada serviço bastando que os colaboradores tenham o hábito (sejam treinados!) de retornar as ferramentas para o devido local. Controles simples como este te ajudam a evitar atrasos nos processos de manutenção ou problemas ainda maiores que podem resultar em acidentes graves.

Um local de trabalho onde as gavetas, armários, pastas e quadros estão identificados passa para o visitante ou cliente uma imagem de organização e controle sendo que para a grande maioria dos casos o investimento é muito pequeno se comparado ao resultado. A aparência vai falar mais alto e o seu cliente vai se sentir mais seguro e confiante no seu trabalho. Os ganhos de produtividade são muitos e incluem até a redução do tempo de treinamento de um novo colaborador que rapidamente vai perceber o modo de trabalhar de sua empresa e vai se encaixar neste mesmo perfil com o mínimo de treinamento que você proporcionar. Já aconteceu com você de ter que perguntar a cada um dos seus colegas do setor onde está a ferramenta X ou onde está um determinado contrato? Você já participou de reuniões onde o assunto abordado é perda ou roubo de material? Você já se sentiu frustrado por não encontrar aquela planilha Excel ou email que você sabia onde estava? Todas estas interrupções são muito mais caras do que você pensa e podem ser eliminadas se para cada item existir um local adequado e identificado e este item estiver lá. A minha sugestão é: deixe o seu cérebro trabalhar naquilo que é realmente necessário e vai exigir decisões mais importantes, atribua aos seus olhos a tarefa de encontrar para vocês as soluções mais fáceis. Um dos objetivos do SEITON é tornar o ambiente de trabalho o mais VISUAL possível sem exageros. Crie lógicas ou regras de arquivamento e identifique cada local. É simples, barato e fácil!

Como nem tudo é tão fácil quanto parece... o que fazer quando aquele colaborador não retorna o item para o local determinado? O que fazer quando a ferramenta ou documento não está lá e ninguém sabe quem foi o “pai da criança”? Sugestão: crie horários para que o grupo de trabalho organize o setor. Isso pode acontecer inicialmente ao término de cada parte do expediente e depois pode ser reduzido para apenas ao fim da jornada de trabalho mas é muito importante lembrar que máquinas e armários que não serão mais utilizados nas próximas horas devem ser totalmente re-organizados e deixados prontos para uso com tudo o que tem direito no devido lugar. Outro ponto é na passagem de turnos, sugiro que a equipe que está entrando no turno faça a conferência e registre as discrepâncias encontradas. Essa atitude se repetida por um período vai ajudar a disciplinar a arrumação do local de trabalho. Isso é como treinamento que será absorvido pelo grupo e faz parte do processo de implantação do 5S na sua empresa.

Pense em um grande estoque ou arquivo morto! Pense agora no tempo de busca de um componente, material ou documento se não houver algum mecanismo de identificação e localização daquilo que você está procurando. Muitas vezes negligenciamos estes mecanismos porque pensamos apenas na nossa mesa ou naquele gaveteiro pequeno que partilhamos porém devemos ter em mente que a perda de tempo e as interrupções ocorrem em qualquer ambiente de trabalho não importando seu tamanho. Lembro de um evento 5S para organização de estoque com aproximadamente 15000 componentes onde fizemos alguns testes de busca aleatória de peças utilizando 3 colaboradores com níveis diferentes de conhecimento sendo um iniciante, um intermediário e um experiente. A cada um deles foi atribuída a tarefa de buscar 10 componentes com tempos cronometrados, o resultado variou de 1 minuto até não achar o componentes sendo a maioria da ordem de 7 minutos. Durante o 5S dedicamos boa parte do tempo em criar mecanismos de identificação pois muitos dos componentes não cabiam nas suas caixas ou bins e muitas identificações estavam erradas ou rasuradas dificultando a leitura das informações . Com o uso de bolinhas adesivas coloridas identificamos as caixas onde estes componentes deveriam estar, colocamos estes componentes maiores numa prateleira que foi selecionada para recebê-los e identificamos com fita colorida da mesma cor que as bolinhas. BINGO! Com um investimento muito pequeno solucionamos o problema da busca de componentes no estoque. Você pode até se perguntar se não seria mais simples comprar caixas ou bins nos tamanhos adequados aos componentes maiores mas lembre-se que soluções de baixo custo devem ser implementadas e nem sempre a empresa possui capital alocado para aquele período. Os resultados após o 5S no estoque foram para os três colaboradores da ordem de 1 minuto, ou seja, igual ao menor tempo conseguido pelo estoquista mais experiente.

Bom é isso! SEITON ou Senso de Arrumação é ter um lugar para cada coisa e uma coisa em cada lugar. TUDO identificado e etiquetado com suas regras postadas de forma clara e para todos.

Pense nisso!