5S - O Primeiro S - SEIRI

O Programa 5S ou Housekeeping baseia-se em conceitos bem simples que fazem parte de um Sistema maior: Qualidade Total. Tem como objetivo básico criar um local de trabalho organizado, seguro e limpo onde as pessoas tenham disponível e acessível apenas aquilo que necessitam para a execução de suas tarefas diárias. Ele é usado como a pedra fundamental para a mudança cultural dentro da empresa por trazer em suas aplicações conceitos de trabalho em equipe ou teamworking, motivação pelos resultados alcançados rapidamente, enpowerment, pois é o próprio colaborador que tem a responsabilidade para tomar decisões durante o evento e Qualidade Total, pois os resultados alcançados serão mantidos por meio de melhorias contínuas, ações corretivas e outras metodologias que se aplicam neste contexto.
Pode até parecer “chover no molhado” achar que não há mais o que aprimorar no nosso ambiente ou local de trabalho, mas basta uma visita ser anunciada que começamos a arrumar diversos setores de forma a torná-los mais aprazíveis aos olhos dos nossos visitantes. Se isto acontece é porque ainda não atingimos o ponto ótimo da organização ou do 5S, não passamos por todos os S’s! É claro que durante a execução das tarefas diárias a nossa mesa ou bancada deve sofrer alterações significativas e ficar meio “mal na foto”, mas o que não quer dizer que por este motivo devem ficar uma bagunça após o término de nossa jornada de trabalho ou que não devemos nos preocupar com isso.

O Primeiro S significa SEIRI ou Senso de Utilização e nos conduz a um desafio muito grande porque o ato de remover algo que já possuímos nos trás um sentimento de perda até porque fomos criados para ser vencedores e não para perder e esta remoção normalmente é considerada uma perda. Talvez este seja o maior problema na hora de praticar o primeiro S ou SEIRI. Em uma comparação para facilitar o entendimento eu diria que somos como os faraós do antigo Egito e queremos guardar tudo o que conseguimos ou conquistamos ao longo de nossas vidas num cantinho, num armário ou numa gaveta para que, no nosso retorno à vida, encontremos tudo o que é nosso e no lugar que deixamos. Somos ou não somos assim? Talvez a diferença esteja apenas no nível de faraó que existe em nós. Vamos tentar nos mover de um nível faraó 10 (aquele que guarda TUDO) para um nível 2 ou 3 e este passo já é uma grande vitória. Vamos nessa?

O SEIRI resulta em basicamente colocarmos diante dos nossos olhos TUDO o que está guardado em gavetas, armários, pastas, latas, potes, porta trecos e etc, pois nesta fase é muito importante vermos a quantidade de itens que guardamos e que sequer sabemos o que fazemos com eles. Neste momento você deve estar pensando se não seria melhor então virar logo um faraó nível ZERO... Ainda não! Com certeza existem muitos materiais e documentos que certamente você vai precisar e eles dever ser mantidos e guardados. Vamos lá, mãos à obra!

Na prática devemos reservar um local que pode ser uma mesa ou demarcar uma área no chão e trazer tudo o que estiver escondido para esta área para ganhar visibilidade. É absolutamente necessário e importante tocar cada um dos itens, não basta uma olhada por cima. TUDO deve ser removido do seu local atual e dever ser trazido para o nosso campo de visão. Sabe aquela coleção de canetas de brinde com logomarca de empresas que você tem guardada na gaveta da sua mesa? Ela vai aparecer para todo mundo rir de você! Sabe aqueles 5 removedores de grampo que você tem e só usa um? Você vai doar 4 deles para os colegas de outros departamentos! Sabe aquela coleção de parafusos que surgiu você não sabe nem como e nem de onde? Ela vai sair da sua maleta de ferramentas e vai para um local adequado e de uso comum! (Faço aqui uma pausa para reflexão: se numa oficina tem tanto parafuso sobrando nas maletas onde será no meu carro que ficou faltando algum parafuso? Melhor nem pensar!) Com certeza essa separação dói muito, é uma separação de um casamento de muitos anos, mas é necessária e você vai entender o motivo. Uma vez que tudo foi colocado à vista você deve deixar que os outros colegas do grupo que está neste mesmo evento com você, façam a seleção natural por você separando tudo aquilo que tem uso iminente daquilo que não é usado há muito tempo, reduzindo a quantidade do seu estoque pessoal de clips ou de canetas, de papel de rascunho (faço mais uma pausa para comentar que um colega na empresa tinha resmas e mais resmas de rascunho nas gavetas da mesa dele!).

O que fazer então?

1- Deixe bem perto de você somente o que você usa quase que diariamente

2- Um pouco mais afastado o que você usa uma vez ou outra

3- Em um armário devem ficar materiais como ferramentas especiais e de uso comum, documentos que várias pessoas têm acesso, suprimentos para o departamento: caixa de clips ou grampos, post it, fitas adesivas e etc.

O que não for usado ou não diz respeito às suas tarefas na empresa: coleção de canetas, revista com a foto do Presidente Collor no dia da posse (brincadeira) ou materiais que não estão em uso no departamento, deve ser colocado naquela mesa ou naquele local demarcado para que todos os participantes do 5S achem algum uso dentro da empresa em outro departamento. Uma vez passado por este filtro a solução é vender para uso de outra empresa ou como sucata ou até mesmo doar. O mais importante é o espaço que vai resultar desta limpeza. Lembro de um 5S que ocorreu numa grande empresa onde TODO o material de publicidade estava com a logomarca antiga, ou seja, não podia mais ser usado e ocupava uma área muito grande. A empresa estava criando um grupo de engenharia de sistemas e precisava construir as salas. Bingo! Com o descarte (venda) de todo aquele material de publicidade a área foi desocupada e o departamento de engenharia foi instalado muito rapidamente com um custo muitas vezes menor que o da construção.
Bom é isso! SEIRI ou Senso de Utilização é separar o que serve daquilo que não serve e descartar o que não serve.

Pense nisso!