Você sabe o que é 5W2H?

Muitos de nós já ouviu falar de uma técnica ou ferramenta dos 5 Por quês ou 5Why’s ou 5W, certo? Esta mesma técnica também foi incrementada para 5W2H (5Why’s 2 How’s) que é basicamente uma forma rápida de verificação de execução de tarefas a serem distribuídas aos colaboradores da empresa. Funciona como um mapeamento das atividades e pode ser usada de várias formas: para organizar tarefas, escrever um texto, enviar um email, escrever um relatório, criar newsletters ou escrever um artigo para o seu blog ou website. A grande vantagem é criar um mecanismo de comunicação eficaz uma vez que, se preenchidas as questões, teremos tudo o que é preciso para em termos de dados.

O nome 5W2H desta técnica ou ferramenta foi criado a partir da união das primeiras letras em Inglês de cada uma das perguntas que precisam ser feitas durante o seu uso. Vamos às frases...

What                                      O que será feito                             (ação, etapas, descrição)

Why                                       Por quê será feito                           (justificativa, motivo)

Where                                   Onde será feito                              (local)

When                                     Quando será feito                          (tempo, datas, prazos)

Who                                       Por quem será feito                        (responsabilidade pela ação)

How                                       Como será feito                              (método, processo)

How much                             Quanto custará fazer                      (custo ou gastos envolvidos)

Existem ainda algumas variações como o 5W1H (exluindo o “H” referente ao “How much”) que é geralmente usado por departamentos que não estão envolvidos com custos e o mais recente 5W3H (incluindo um “H” para o “How many”, ou Quantos). Com tantas opções de uso desta técnica ou ferramenta certamente uma delas vai caber certinho no seu caso ou de sua empresa. Outras técnicas podem ser associadas a esta antes ou depois dada a sua flexibilidade de uso.

Exemplo#1: vamos pensar na seguinte situação em que você quer convocar a sua equipe para uma reunião e precisa passar estas informações rapidamente por email.

What: Reunião para tratar da contratação de serviços de calibração

Why: Novos produtos foram adquiridos e requerem calibração

Where: Sala de reuniões do prédio 15

When: Terça feira dia 22 de Março de 201...

Who: Gerente de Manutenção

How: Cada participante deverá apresentar propostas (5 min), debate (15min), defesa da proposta (5min).

How much: (não aplicável a este exemplo)

Neste caso mesmo você pode usar esta técnica para uma reunião com sua equipe criando fichas de 5W2H para cada assunto e assim não vai deixar de falar algo relevante para a sua equipe.

Exemplo#2: escrever uma nota sobre a visita do Presidente Barak Obama ao Brasil.

What: Visita do Presidente Barak Obama ao Brasil (44º presidente americano)

Why: Discussão de novos rumos da economia através de aplicação de recursos de empresários americanos no país. Participação do Brasil como um membro permanente do conselho de segurança da ONU, etc

Where: Brasília e Rio de Janeiro com reuniões às X horas em tal lugar, Y horas ..., etc

When: dias 19 e 20 de Março de 2011

Who: Assessoria da Presidência do Brasil

How: Cada local a ser visitado deve ter sido previamente inspecionado assim como as refeições a serem servidas. Visitação à esplanada dos Ministérios,... Já estão programadas e também ao Cristo Redentor ...

How much: US$ 800mil

Nota resultante do uso 5W2H:

Em sua visita ao Brasil, o Presidente dos EUA Barak Obama se reunirá com a Presidente Dilma Rousseff para discutir a aplicação de recursos de empresários americanos no país. Dentre outros assuntos, discutirão a participação do Brasil como membro permanente do Conselho de Segurança da ONU e o pré sal. O Presidente dos EUA visitará as cidades de Brasília e RJ nos dias 19 e 20 de Março onde sua assessoria fará inspeções de segurança em cada um dos pontos a serem visitados incluindo todas as refeições da família Obama. A visita iniciará pela ....., passando por..... Às 14:30hs farão uma visita à... No RJ o Presidente visitará a comunidade da Cidade de Deus e o Cristo Redentor sempre acompanhado de sua mulher Milchelle Obama e das filhas Malie e Sasha. A assessoria da Presidência do Brasil informou que os gastos com a visita do Presidente Obama são da ordem de US$800mil. O Presidente continuará a visita a outros países da América Latina seguindo para o Chile e Colômbia na segunda feira pela manhã.

Este texto acima foi criado em menos de 2 minutos e você pode até usar este mesmo formato do 5W2H para escrever artigos maiores ou até capítulos de um livro. Já pensou nisso?

Para baixar o Formulário 5W2H clique no link

http://www.megaupload.com/?d=MXCT30TF

Pratique em casa, na escola ou na empresa, melhore a sua comunicação, crie textos ou emails mais bem elaborados e passe a informação corretamente.

E aí? Gostou desta técnica? Já conhecia? Deixe aqui seu comentário ou crítica sobre este assunto.

Informação é tudo!